FAQ zum Akkreditierungsverfahren
Was sind die Vorteile des Akkreditierungsverfahrens?
Als akkreditierte Organisation haben Sie folgende Vorteile:
- Ihnen steht eine Mindestförderung zu, welche die Durchführung wenigstens einer Aktivität ermöglicht. Für das Jahr 2025 beträgt diese maximal 37.000,- Euro.
- Sie erhalten deutlich mehr Planungssicherheit. Diese Sicherheit hilft Ihnen auch dabei, junge Menschen in die verschiedenen Planungsphasen des Projekts einzubeziehen.
- Sie haben mehr Flexibilität bei der Umsetzung Ihrer Projekte.
- Sie können europäische Partnerschaften nachhaltig aufbauen.
- Sie können sich auf längerfristige strategische Überlegungen und Entwicklungsbedarfe konzentrieren statt auf die Beschreibung von Projektdetails.
Wer kommt für das Akkreditierungsverfahren infrage?
Das Akkreditierungsverfahren richtet sich an alle förderfähigen Einrichtungen der Leitaktion 1. Eine Ausnahme bilden informelle Gruppen. Sie können Projektanträge ausschließlich im Einzelantragsverfahren einreichen.
Die antragstellenden Organisationen wurden mindestens zwei Jahre vor Ablauf der Antragsfrist rechtmäßig gegründet und verfügen über einschlägige Erfahrungen bei der Durchführung von Aktivitäten im Jugendbereich.
Es ist hilfreich, wenn Sie bereits Erfahrung in Erasmus+ gesammelt haben. Akkreditierte Organisationen übernehmen ein hohes Maß an Eigenverantwortung bei der Einhaltung aller formalen und inhaltlichen Kriterien.
Je nach Vorerfahrung können Sie sich daher entscheiden, das Förderprogramm zunächst im Einzelantragsverfahren kennenzulernen. Hier werden alle Projekte einer umfassenden formalen und inhaltlichen Prüfung durch JUGEND für Europa unterzogen. Damit verbunden ist eine große Sicherheit für die Förderfähigkeit der bewilligten Projektvorhaben.
Ein Umstieg vom Einzelantragsverfahren in das Akkreditierungsverfahren ist bis 2027 möglich.
Welche wichtigen Bestandteile enthält der Antrag auf Akkreditierung (KA 150)?
Eine erfolgreiche Akkreditierung ist an bestimmte Anforderungen geknüpft: An die Zuverlässigkeit der Träger, an die Qualität ihrer pädagogischen Arbeit und an ihre Verankerung in der Jugendarbeit.
Im Zentrum des Akkreditierungsantrags steht also das Profil Ihrer Organisation – und damit verbunden deren Arbeitsbereiche und Zielgruppen. Sie legen im Antrag erkennbar eine Entwicklungsstrategie vor mit verschiedenen strategischen Zielen, die Sie mit Hilfe des Programms erreichen wollen. Diese bilden sich in einem mehrjährigen Aktivitätsplan ab.
In diesem Plan erfassen Sie die Anzahl von Aktivitäten pro Format und Budgetjahr sowie die geplante Anzahl von Teilnehmenden. Achten Sie darauf, dass dieser Aktivitätsplan realistisch ist und sich an den Kapazitäten und Entwicklungen der Vorjahre orientiert.
Sie aktualisieren den Plan nach Ablauf einiger Jahre. Nehmen Sie sich vor der Einreichung eines Akkreditierungsantrags ausreichend Zeit für die Formulierung ihrer strategischen Ziele, und reflektieren Sie insbesondere die Bedarfe ihrer Organisation, ihrer Zielgruppen und weiterer Stakeholder.
Für die Umsetzung von Projekten im Rahmen der Akkreditierung gelten alle formalen und inhaltlichen Kriterien der Formate aus dem Programmhandbuch sowie die Selbstverpflichtung zur Einhaltung der Erasmus Youth Quality Standards.
Wie funktionieren der Budgetantrag und die Mittelvergabe?
Nach erfolgreicher Akkreditierung können Sie einmal jährlich im Frühjahr Fördermittel in einem Budgetantrag abrufen. Die Fördermittel können Sie für ein Budgetjahr (Standardlaufzeit zwölf Monate ab Projektstart zum 1.6. eines Jahres) verwenden.
Die beantragten und bewilligten Aktivitäten eines Budgetjahres gelten dann als ein Projekt und erhalten eine Projektnummer.
Grundlagen für den unkomplizierten Budgetantrag (KA 151) sind der Aktivitätsplan aus dem bewilligten Akkreditierungsantrag (KA 150) zzgl. weiterer zur Berechnung notwendiger Parameter je Format.
Die Durchführungsorte und Projektpartner müssen zum Zeitpunkt des Budgetantrags noch nicht feststehen. Daher wird der tatsächliche Bedarf für die Reisekosten sowie für die individuelle Unterstützung der Teilnehmenden nicht konkret ermittelt.
JUGEND für Europa ermittelt das Budget jedes Budgetantrags anhand von Durchschnittswerten je Teilnehmer*in und Tag (Programm- und Reisekosten) zuzüglich Pauschalen für Vorbereitende Besuche, ggf. für die Inklusionsförderung und für Außergewöhnliche Kosten.
Wie gehe ich mit dem erhaltenen Budget um?
JUGEND für Europa ermittelt das Budget jedes Budgetantrags anhand von Durchschnittswerten. Beachten Sie bitte, dass hierfür der Tagessatz in Deutschland herangezogen wird.
Findet eine Aktivität hingegen im Ausland statt, wird für die Abrechnung des Projektes der dort geltende Tagessatz angesetzt. Dieser kann niedriger oder höher ausfallen.
Das tatsächliche und abrechnungsfähige Budget ermitteln Sie während der Projektumsetzung mit Hilfe des Beneficiary Module (Abrechnungstool) selbst, sobald Ihnen alle Parameter der Durchführung bekannt sind (Anzahl der Teilnehmenden, Durchführungsort, Entfernungskategorien usw.).
Sollten aus dem von JUGEND für Europa zuvor kalkulierten und bewilligten Budget noch Mittel übrig sein, können Sie diese nach Rücksprache mit uns ggf. für weitere Aktivitäten einsetzen. Ist dies nicht möglich, zahlen Sie die nicht verwendeten Mittel an JUGEND für Europa zurück.
Wichtig ist, dass für Projekte, die im Rahmen einer Akkreditierung umgesetzt werden, dieselben formalen und budgetären Regeln gemäß Programmhandbuch gelten wie für Projekte im Einzelantragsverfahren.
Dies betrifft u. a. die Tagessätze pro Land, die Reisekostenpauschalen, die Mindestanzahl von Teilnehmenden pro Gruppe oder die maximale Gruppengröße.
Eine Ausnahme stellt die Möglichkeit zur Nachbeantragung von Inklusionskosten und Außergewöhnlichen Kosten dar. Als akkreditierter Träger können Sie diese Kostenpositionen noch bis zu zwölf Monate nach Projektstart nachbeantragen.
Eine Erhöhung der im Aktivitätsplan bewilligten Teilnehmendenzahlen ist nur bei ausreichendem Budget möglich und ist auf maximal 30 Prozent begrenzt.
Es besteht die Möglichkeit, dass nicht alle in einem Budgetantrag beantragten Aktivitäten gefördert werden können. Sie können jedoch eine Priorisierung der geplanten Aktivitäten hinterlegen, die bei der Förderentscheidung weitestgehend berücksichtigt wird.
Die Höhe der Bewilligung richtet sich zum einen nach den uns zur Verfügung stehenden Fördermitteln, zum anderen nach der Bewertung der bisherigen Umsetzung Ihrer Projekte (vor Abschluss erster Projekte ersetzt durch die Bewertung des Akkreditierungsantrags) sowie der Umsetzung der horizontalen Prioritäten.
Wie verläuft das Monitoring durch JUGEND für Europa?
Nach Abschluss eines Budgetjahres übermitteln Sie über das Beneficiary Module (Abrechnungstool) einen Schlussverwendungsnachweis, in dem Sie alle Aktivitäten eines Mittelabrufs abrechnen. Ein dazugehörender Schlussbericht gibt einen Einblick in Ihre inhaltliche Arbeit.
Darüber hinaus reichen Sie als akkreditierter Träger mindestens einmal während Ihrer gesamten Akkreditierungslaufzeit folgende Dokumente (in einem oder getrennt) ein:
- einen Fortschrittsbericht zur Erreichung Ihrer Ziele
- einen Bericht über die Einhaltung der Qualitätsstandards
- eine Aktualisierung Ihres Aktivitätsplans (sofern Sie für einen Zeitraum von mehr als drei Jahren akkreditiert sind)
Zusätzlich können Vor-Ort-Besuche oder Telefoninterviews Bestandteil des Monitorings durch JUGEND für Europa sein. Formale Prüfungen werden stichprobenartig durchgeführt.
Die Ergebnisse aller Berichte und Monitoringbesuche sowie Prüfungen werden von JUGEND für Europa als Grundlage zur Bewertung einer "Past Performance" genutzt. Der Erfolg und die Qualität Ihrer umgesetzten Aktivitäten werden während der Akkreditierungslaufzeit und bei zukünftigen Budgetanträgen berücksichtigt.
Gilt die Akkreditierung auch für andere Bereiche von Erasmus+ und das Europäische Solidaritätskorps?
Leider nein. Die formalen Bildungsbereiche von Erasmus+ haben ein eigenes Akkreditierungsverfahren, dessen andere und teils deutlich weitergehende Anforderungen an die jeweiligen Besonderheiten von Schule, Berufsbildung, Hochschule und Erwachsenenbildung angepasst sind. Eine gegenseitige Anerkennung der Akkreditierungen ist deswegen nicht möglich.
Das Gleiche gilt für das Europäische Solidaritätskorps, das mit eigener Ausrichtung, eigenen Regeln und spezifischen Qualitätsanforderungen ebenfalls einen eigenen Charakter und ein eigenes Anerkennungssystem, das Qualitätssiegel, aufweist.
Wer in verschiedenen Bereichen von Erasmus+ und / oder des Europäischen Solidaritätskorps unterwegs ist, durchläuft also ggf. mehrfach ein Anerkennungsverfahren. In jedem Fall ist dieses Verfahren mit der anschließenden vereinfachten Beantragung von Mitteln aber eine deutliche Vereinfachung gegenüber der regelmäßigen Einreichung von Einzelanträgen.
Wie ist der Zeitplan für Akkreditierungen?
Es wird zunächst ein Antrag auf Akkreditierung (KA 150) gestellt. Bei Bewilligung kann im Folgejahr ein erster Budgetantrag (KA 151) gestellt werden. Bitte informieren Sie sich auf unserer Homepage oder im Programmhandbuch über die jährlichen Fristen für die Formate KA 150 und KA 151.
Was geschieht, wenn mein Antrag auf Akkreditierung nicht bewilligt wird?
Der Akkreditierungsantrag kann unter Berücksichtigung des erhaltenen Feedbacks aus dem Bewertungsprozess überarbeitet und zur nächsten Antragsfrist im Folgejahr erneut eingereicht werden. Bis dahin kann das Einzelantragsverfahren genutzt werden.
Es empfiehlt sich, rechtzeitig Kontakt mit den zuständigen Ansprechpersonen bei JUGEND für Europa aufzunehmen, um die Chancen und Voraussetzungen für eine erfolgreiche Neubeantragung auszuloten.
Was geschieht, wenn mein Antrag auf Akkreditierung erfolgreich bewilligt wurde?
Sobald der Akkreditierungsantrag erfolgreich bewilligt ist, werden die Vertragsunterlagen per E-Mail versendet, welche rechtsverbindlich unterzeichnet an uns zurückzusenden sind. Der Akkreditierungsvertrag tritt mit Unterzeichnung durch beide Parteien (Träger und JUGEND für Europa) formal in Kraft.
Mit Unterzeichnung des Vertrags sind Träger berechtigt, einmal jährlich einen Mittelabruf/Budgetantrag (KA 151) zu stellen. Die genauen Termine entnehmen Sie bitte unserer Webseite oder dem Programmhandbuch.
Kann ein Akkreditierungsvertrag gekündigt werden?
Ja, der Vertrag kann von beiden Vertragsparteien gekündigt werden.
Sollten Träger aus dem Akkreditierungsverfahren aussteigen wollen, wenden sie sich dazu bitte an die für ihr Bundesland zuständige Ansprechperson bei JUGEND für Europa.
Können nach erfolgreicher Akkreditierung weiterhin Einzelanträge gestellt werden?
Nein, für die vom Akkreditierungsverfahren umfassten Aktivitätstypen ist dies grundsätzlich ausgeschlossen. Mit erfolgreicher Akkreditierung steht das Einzelantragsverfahren für Jugendbegegnungen und Fachkräftemobilitäten nicht mehr zur Verfügung.
Eine Ausnahme bilden aktuell die Jugendpartizipationsprojekte (KA 154) und DiscoverEU Inklusion (KA 155). Sie sind nicht Bestandteil des Akkreditierungsverfahrens bzw. Mittelabrufs.
Auch in der Leitaktion 2 können weiterhin Einzelanträge eingereicht werden, da die Akkreditierung sich nur auf die Leitaktion 1 bezieht.
Ist ein Activity Year gleich ein Kalenderjahr?
Nein, es handelt sich nicht um ein Kalenderjahr, sondern um ein Budgetjahr. Der Projektstart erfolgt für alle bewilligten Projekte eines Mittelabrufs zum gleichen Datum, das im Programmhandbuch festgeschrieben ist.
Bei einer Antragsfrist in KA 151 im Frühjahr ist der Projektstart i. d. R. am 1.6. desselben Jahres. Die Budgetjahre können eine Dauer von 12 bis 24 Monaten haben und sind damit nicht mit dem Kalenderjahr identisch.
Bei Bedarf kann zu einem späteren Zeitpunkt eine Laufzeitverlängerung auf maximal 24 Monate beantragt werden.
Die Jahresangaben im Aktivitätsplan des Akkreditierungsantrags (KA 150) beziehen sich also auf Budgetjahre und nicht auf Kalenderjahre. Jahr 1 ist demnach das erste Budgetjahr, für das Sie Mittel im Budgetantrag KA 151 abrufen möchten. Jahr 2 bezieht sich auf den zweiten Budgetantrag in KA 151 im Folgejahr usw.
Es müssen nicht alle Aktivitäten eines Budgetjahres bis zum nächsten Budgetantrag abgeschlossen sein, um erneut Mittel anzufordern. Es können Fördermittel aus unterschiedlichen Budgetjahren parallel verwaltet werden.
Wichtig ist allerdings, dass nicht die gleichen Aktivitäten mit Geldern aus zwei unterschiedlichen Budgetanträgen gefördert werden können, um den Ausschluss von Doppelförderung zu gewährleisten.
Kann ich im Budgetantrag mehr Mittel beantragen als zunächst im Aktiviätsplan festgelegt?
Eine Erhöhung der im Aktivitätsplan bewilligten Teilnehmendenzahlen ist nur bei ausreichendem Budget möglich und ist auf maximal 30 Prozent begrenzt.
Müssen Partner mit dem Akkreditierungsantrag oder beim Mittelabruf/Budgetantrag feststehen bzw. akkreditiert sein?
Nein, die Partner müssen nicht feststehen und ebenso nicht akkreditiert sein. Lediglich die antragstellende Organisation muss zum Zeitpunkt des Mittelabrufs und während der Projektdurchführung über eine erfolgreiche Akkreditierung verfügen.
