Beneficiary Module

Nur über das Beneficiary Module können Sie Ihren Abschlussbericht einreichen. Nach Vertragsunterzeichnung erhalten Sie eine E-Mail mit dem Hinweis, dass Ihr Projekt im Beneficiary Module eingesehen werden kann. Zugang haben die Kontaktperson und die rechtliche Vertretung aus dem Projektantrag.

Beide Personen können sich auf der Plattform für Erasmus+ und das Europäische Solidaritätskorps mit ihrem EU-Login anmelden und unter "My Projects" die Bearbeitung starten.

1. Projektbeschreibung eintragen
   Öffnen Sie Ihr Projekt und klicken Sie auf den Reiter „Details“. Im Untermenü „Project Details“ finden Sie drei Fragen zu Ihrem Projekt sowie eine Auswahlliste mit Themenschwerpunkten. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Edit“, um die Fragen zu beantworten und die passenden Schwerpunkte für Ihr Projekt auszuwählen.
2. Organisationen anlegen
   Klicken Sie auf den Reiter "Organisations". Hier können Sie die am Projekt beteiligten Partnerorganisationen anlegen. Klicken Sie dafür oben rechts auf die blaue Schaltfläche „+create“ und tragen Sie anschließend die OID Ihrer Partnerorganisationen ein.
3. Daten der Teilnehmenden übertragen
   Die Daten der Teilnehmenden müssen aktiv aus PASS übertragen werden. Klicken Sie dazu auf den Reiter "Participants". Sie können die Daten abrufen, indem Sie oben rechts auf den Link "Retreive participant(s) from EYP" klicken. Das Matching in PASS muss vorher durchgeführt worden sein.
4. Aktivitäten anlegen
   Klicken Sie auf den Reiter "Activities". Über die Schaltfläche „+create“ können Sie eine Aktivität anlegen. Tragen Sie in der Eingabemaske alle geforderten Daten ein. Wählen Sie die Einsatzstelle für die Aktivität aus und ergänzen Sie, sofern zutreffend, die richtige Location für die Aktivität.
5. "Participation" erstellen
   Klicken Sie auf den Reiter „Activities“. Wählen Sie mit einem Klick auf "Select" die Aktivität aus, die Sie mit den Teilnehmenden verknüpfen möchten. Klicken Sie nun rechts auf die Schaltfläche "Add participation" und wählen Sie aus der Liste der Teilnehmenden die gewünschte Person aus.
6. "Participation“ vervollständigen
   Klicken Sie auf den Reiter "Participations". Wählen Sie die Person aus, deren Teilnahmedaten Sie vervollständigen möchten. Klicken Sie dafür rechts auf das Bleistift-Symbol und füllen Sie die Eingabemaske aus. Setzen Sie vor dem Speichern das Häkchen für die Anmeldung bei der Versicherung. Die Informationen werden nur einmal pro Woche an die Versicherung gesendet. Tragen Sie die Teilnahmedaten daher spätestens zwei Wochen vor Reiseantritt ein.
7. Vorbereitende Planungsbesuche anlegen
   Wenn Sie vorbereitende Planungsbesuche abrechnen möchten, klicken Sie auf den Reiter „Preparatory Visits“. Über die Schaltfläche „+create“ können Sie die Planungsbesuche anlegen. Tragen Sie dafür in der Eingabemaske alle geforderten Daten ein.
8. Budget kontrollieren
   Nutzen Sie den Reiter „Budget“, um Ihre Eingaben zu kontrollieren. Wenn Sie alle „Participations“ vervollständigt haben und die vorbereitenden Planungsbesuche eingetragen sind, wird Ihnen hier eine Gesamtübersicht Ihres verbrauchten Budgets angezeigt.
9. Angaben zu Teilnehmenden mit geringeren Chancen
   Wenn Sie Teilnehmende mit geringeren Chancen abrechnen möchten, klicken Sie auf den Reiter "Fewer Opportunities". Geben Sie dort an, welche Hindernisse die Teilnehmenden haben.
10. Schlussbericht schreiben
    Klicken Sie auf den Reiter „Reports“ und nutzen Sie die grüne Schaltfläche „Submit“, um den Schlussbericht zu erstellen. Fügen Sie am Ende die erforderlichen Anhänge hinzu und klicken Sie auf die Schaltfläche „Start Submission Process“, um Ihren Schlussbericht zu übermitteln.

Weitere Informationen zum Beneficiary Module bietet das digitale Handbuch der EU-Kommission.

Sobald euer Projekt bewilligt wurde und der Fördervertrag unterschrieben ist, bekommt ihr eine E-Mail mit der Information, dass Ihr euer Projekt im Beneficiary Module einsehen könnt. Zugang haben die Kontaktperson und die rechtliche Vertretung aus eurem Projektantrag.

Die beiden können sich auf der Plattform für Erasmus+ und das Europäische Solidaritätskorps mit ihrem EU-Login anmelden und unter "My Projects" den Schlussbericht schreiben.

1. Gruppenmitglieder anlegen
   Wenn ihr den Reiter "Participants“ aufruft, könnt ihr die Mitglieder eurer Gruppe anlegen. Dafür klickt ihr oben rechts auf die blaue Schaltfläche "+create“ und tragt anschließend die Persönliche Registrierungsnummer (PRN) jeder einzelnen Person ein. Die PRN habt ihr bei der Registrierung im ESK-Portal erhalten. Legt bitte alle Mitglieder vor Projektbeginn im Beneficiary Module an.
2. Teilnahmeberichte ausfüllen
   Sobald die Projektlaufzeit vorbei ist, erhält jedes Mitglied eurer Gruppe automatisch einen eigenen Fragebogen per E-Mail zugeschickt. Diesen Fragebogen nennen wir auch Teilnahmebericht. Er muss von jedem Mitglied eurer Gruppe ausgefüllt und abgeschickt werden.
3. Budget eintragen
   Wenn ihr den Reiter "Budget“ aufruft, könnt ihr die Anzahl der Projektmonate und die Anzahl der Coaching-Tage noch einmal kontrollieren. Sollte sich etwas geändert haben, könnt ihr die Anzahl der Tage anpassen und eure Änderungen anschließend über den Button "Save“ speichern.
4. Außergewöhnliche Kosten eintragen (optional)
   Wenn ihr den Reiter "Exceptional Costs“ aufruft, könnt ihr die außergewöhnlichen Kosten eintragen, die während eures Projekts angefallen sind. Diese Option gilt nur dann, wenn für euer Projekt auf Antragsebene außergewöhnliche Kosten bewilligt worden sind. Wenn ihr keine außergewöhnlichen Kosten beantragt habt, tragt ihr hier nichts ein. Dieser Reiter ist dann für euch nicht relevant.
5. Angaben zu Teilnehmenden mit geringeren Chancen (optional)
   Wenn ihr den Reiter "Fewer Opportunities“ aufruft, könnt ihr eintragen, ob ihr Gruppenmitglieder mit geringeren Chancen habt. Wenn ja, könnt ihr angeben, welche Hindernisse die Personen haben.
6. Schlussbericht schreiben
   Wenn ihr den Reiter "Reports" aufruft, könnt ihr die blaue Schaltfläche "Generate Beneficiary Report" nutzen, um den Abschlussbericht zu öffnen und die darin gestellten Fragen zu beantworten. 
7. Anhänge anfügen und Schlussbericht übermitteln
   Wenn ihr alle Fragen beantwortet habt, müsst ihr noch die vom rechtlichen Vertreter eurer Gruppe unterzeichnete ehrenwörtliche Erklärung anhängen. Wenn ihr einen Coach hattet, müsst ihr den Arbeitszeitnachweis für den Coach anhängen. Wenn ihr außergewöhnliche Kosten hattet, müsst ihr die Belege anhängen. Sobald ihr alle Anhänge hinzugefügt habt, könnt ihr den Bericht übermitteln.

Weitere Informationen zum Beneficiary Module gibt es im digitalen Handbuch der EU-Kommission.

Wenn ihr Fördermittel für euer Projekt erhaltet, müsst ihr beim Ausgeben des Geldes und insbesondere bei Anschaffungen die Grundsätze des Projektbezugs, der Verhältnismäßigkeit und der Wirtschaftlichkeit beachten. Diese Grundsätze dienen dem Ziel, dass die Förderung nicht zweckentfremdet, verschwendet oder zum privaten Eigennutz verwendet wird. Was mit den Grundsätzen gemeint ist, erklären wir euch nachfolgend.

Grundsatz des Projektbezugs

Jede Ausgabe muss einen direkten Bezug zu den Inhalten, Themen und Aktivitäten eures Projekts haben. Dieser direkte Bezug wäre zum Beispiel nicht gegeben, wenn ihr für ein Podcast-Projekt fünf Paar Turnschuhe anschaffen würdet.

Grundsatz der Verhältnismäßigkeit

Alle Ausgaben müssen in Bezug auf das Projekt verhältnismäßig sein. Das bedeutet, dass die anfallenden Kosten in einem angemessenen und stimmigen Verhältnis zur Laufzeit, zur Anzahl der Projektaktivitäten und zum Projektumfang stehen müssen. Zum Beispiel ist der Kauf einer Schubkarre für ein zwölfmonatiges Urban Gardening-Projekt verhältnismäßig, die Anschaffung eines Aufsitz-Rasenmähers hingegen nicht.

Grundsatz der Wirtschaftlichkeit

Wenn ihr Gegenstände oder technische Geräte angeschafft habt, die nach Ende des Projekts noch intakt sind, solltet ihr als Gruppe überlegen, was damit passieren soll. Zum Beispiel könntet ihr die Gegenstände für einen gemeinnützigen Zweck spenden.

Bei Antragstellung über eine unterstützende Organisation ist bei Anschaffungen zusätzlich zu prüfen, ob nationale Abschreibungsregelungen berücksichtigt werden müssen.

Die 630,- Euro pro Monat sind eine Pauschale für eure Projektkosten. Dieses Geld könnt ihr für alle Ausgaben verwenden, die im Zusammenhang mit der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung eures Projekts anfallen. Da es sich um eine Pauschale handelt, müsst ihr für diese Ausgaben am Ende des Projekts keine Belege zur Abrechnung bei uns einreichen.

Trotzdem ist es wichtig, dass ihr für jede Ausgabe einen Beleg habt und alle Unterlagen noch bis drei Jahre nach Projektende aufbewahrt. Denn einige Projekte werden nach Ende der Laufzeit per Zufall ausgesucht und im Detail von uns geprüft. Bei einer solchen Prüfung schauen wir uns alle Unterlagen, Belege und auch die Bewegungen auf eurem Bankkonto an. Bitte denkt daran, dass alle Ausgaben projektbezogen, verhältnismäßig und kostengünstig sein müssen. Dies muss auch für Außenstehende bei einer Prüfung klar erkennbar sein.

Falls ihr euch einen Coach zur Unterstützung holt, muss dieser euch einen Nachweis über seine Tätigkeit für das Projekt unterzeichnen (Time Sheet). Eine Vorlage dafür findet ihr im Dokumentencenter. Für den Coach ist ein Tagessatz von 255,- Euro angesetzt. Beim Abschlussbericht müsst ihr das unterzeichnete Time Sheet als Beleg einreichen.

Wenn in eurem Projekt außergewöhnliche Kosten für die Einbindung von Menschen mit geringeren Chancen anfallen, müsst ihr diese bei der Abrechnung belegen, da hier die tatsächlich entstandenen Kosten gefördert werden (keine Pauschale). Bewahrt also Quittungen für Materialkosten auf und lasst euch für Dienstleistungen (z.B. Übersetzungen) Rechnungen ausstellen.

Wenn es während eures Projekts zu ungeplanten Veränderungen kommt, wendet euch bitte frühzeitig an uns, um die Situation zu besprechen. Gemeinsam können wir klären, ob das Projekt eventuell angepasst werden kann. Folgende Änderungen sind nach Rücksprache mit JUGEND für Europa möglich.

Laufzeitverlängerung

Wenn ihr eure Aktivitäten nicht innerhalb der geplanten Laufzeit umsetzen könnt, lässt sich die Projektlaufzeit auf maximal zwölf Monate verlängern. Dazu könnt ihr uns eine Anfrage per E-Mail schicken. Nennt uns bitte die Projektnummer, den Grund für die Verlängerung und die gewünschte Dauer. Die für euer Bundesland zuständige Kontaktperson wird eure Anfrage prüfen und den Vertrag anpassen, sofern die Verlängerung bewilligt wird.

Änderung der Gruppenmitglieder

Eure Gruppe muss während der gesamten Laufzeit aus mindestens fünf Personen bestehen, damit ihr Fördermittel bekommen könnt. Wenn während des Projekts ein Gruppenmitglied aussteigen möchte, müsst ihr daher für Ersatz sorgen. Bitte teilt uns rechtzeitig mit, wenn ein solcher Wechsel bevorsteht und tragt die neue Person im Projektverwaltungstool ein. Ihr könnt maximal die Hälfte der ursprünglichen Gruppenmitglieder während des Projekts austauschen. Wenn sich mehr als die Hälfte verändert, muss der Vertrag angepasst werden. Wendet euch in diesem Fall bitte an die für euer Bundesland zuständige Kontaktperson bei JUGEND für Europa.

Gerne könnt ihr eure Gruppe durch neue Mitglieder vergrößern. Bitte informiert in diesem Fall die für euer Bundesland zuständige Kontaktperson über den Zuwachs und tragt die neuen Mitglieder im Projektverwaltungstool ein. Mehr Fördermittel werden dadurch allerdings nicht ausgezahlt.

Änderung von Projektaktivitäten

Wenn ihr aufgrund von unerwarteten Veränderungen einzelne Aktivitäten nicht wie geplant durchführen könnt, wendet euch bitte rechtzeitig an die für euer Bundesland zuständige Kontaktperson. Im gemeinsamen Gespräch lässt sich klären, ob die Aktivitäten eventuell in veränderter Form stattfinden können oder ob eine Anpassung des Zeitplans oder des Projektdesigns möglich ist.