Beneficiary Module

Das Beneficiary Module ist eine webbasierte Datenbank für Ihre Projekte, die Sie im Programm Erasmus+ Sport (2023– 2027) bewilligt bekommen haben. Im Beneficiary Module können Sie Ihre Projekte verwalten und abrechnen.

Bitte beachten Sie, dass Sie die Angaben zu den Aktivitäten und Teilnehmenden während der Projektlaufzeit mindestens einmal monatlich aktualisieren.

Nur über das Beneficiary Module können Sie Ihren Abschlussbericht einreichen. Nach Vertragsunterzeichnung erhalten Sie eine E-Mail mit dem Hinweis, dass Ihr Projekt im Beneficiary Module eingesehen werden kann.

Zugang haben die Kontaktperson und die rechtliche Vertretung aus dem Projektantrag. Beide Personen können sich auf der Plattform für Erasmus+ und das Europäische Solidaritätskorps mit ihrem EU-Login anmelden und unter "My Projects" die Bearbeitung starten.

Acht Schritte zur Bearbeitung

1. Vorbereitungsbesuch anlegen

Falls ein Vorbereitungsbesuch bewilligt und durchgeführt wurde, klicken Sie auf den Reiter "Preparatory visits". Über die Schaltfläche “+Create” können Sie einen Vorbereitungsbesuch anlegen. Tragen Sie in der Eingabemaske alle geforderten Daten des Besuchs ein. Wiederholen Sie diesen Vorgang bei mehreren Vorbereitungsbesuchen.

2. Teilnehmende anlegen

Wenn Sie den Reiter "Mobility Activities“ aufrufen, können Sie die Teilnehmenden anlegen. Dafür klicken Sie oben rechts auf die blaue Schaltfläche "+Create“ und tragen anschließend alle geforderten Daten jeder einzelnen Person ein. Bitte legen Sie alle Teilnehmenden vor Projektbeginn im Beneficiary Module an.

3. Teilnehmende vervollständigen

Klicken Sie auf den Reiter "Mobility Activities". Wählen Sie die Person aus, deren Teilnahmedaten Sie vervollständigen möchten. Klicken Sie dafür rechts auf das Bleistift-Symbol und füllen Sie die Eingabemaske aus. Im Anschluss wird das Budget der Pauschalen über das Tool berechnet. Außergewöhnliche Kosten und/oder Inklusionsunterstützung für Teilnehmende, die mit der Mobilität eines Teilnehmenden verknüpft sind, können hier ebenfalls eingetragen werden.

Falls der tatsächliche Abreise-/Wohnort der/des Teilnehmenden vom voreingetragenen Sitz der entsendenden Organisation abweicht, tragen Sie bitte manuell den korrekten Abreise-/Wohnort der Person im Feld "Sending City" ein.

Falls der tatsächliche Durchführungsort der Aktivität vom voreingetragenen Sitz der aufnehmenden Organisation abweicht, tragen Sie bitte manuell den tatsächlichen Durchführungsort im Feld "Receiving City" ein.

Abweichende Abreise- und/oder Durchführungsorte müssen im entsprechenden Kommentarfeld zusätzlich kurz begründet werden.

4. Angaben zu Teilnehmenden mit geringeren Chancen

Wenn an den Aktivitäten Personen mit geringeren Chancen teilnehmen, muss der Abschnitt "Fewer Opportunities“ ausgefüllt werden. Hier soll jede Person maximal einmal aufgelistet werden, ggf. im Feld, das am ehesten zutrifft.

5. Teilnahmeberichte ausfüllen

Den Teilnehmenden wird seitens der EU-Kommission automatisch ein eigener Fragebogen per E-Mail zugeschickt. Diesen Fragebogen nennen wir auch Teilnahmebericht/Participant Report. Er muss von allen Teilnehmenden der Aktivität ausgefüllt werden (siehe Annex 2 des Vertrags: d) reporting).

6. Budget überprüfen

Im Reiter "Budget“ können die Angaben noch einmal kontrolliert werden. Die Anzahl der Teilnehmenden kann hier gegebenenfalls angepasst werden. Änderungen können über "Save" gespeichert werden.

7. Schlussbericht schreiben

Im Reiter "Reports“, kann über die Schaltfläche "Generate Beneficiary Report“ und den Button "Edit Draft“ der Schlussbericht generiert werden. Im Report müssen die einzelnen Pflichtfelder, die sich auf den Projektverlauf beziehen, ausgefüllt werden.

8. Anhänge anfügen und Schlussbericht übermitteln

Im Bereich "Annexes" des Beneficiary Reports werden die notwendigen Anhänge (Declaration on Honour, Teilnehmendenlisten, optional: Calendar of Activities) entsprechend der Finanzhilfevereinbarung (“Supporting documents”) sowie ggf. für außergewöhnliche Kosten und/oder Inklusionsunterstützung für Teilnehmende das Vergabeformular und Belege hochgeladen. Entsprechende Vorlagen finden Sie im Dokumentencenter.

Weitere Informationen zum Beneficiary Module bietet das digitale Handbuch der EU-Kommission.